Een Google Analytics-account is de basis van elke succesvolle digitale campagne. Zoals je al kon lezen in de blogpost over end-to-end analytics, is dit de weg naar meetbaar resultaat. Een Google Analytics-property is de tool waarmee je jouw data kunt analyseren om je campagnes te optimaliseren. Maar hoe voeg je nu iemand toe aan zo’n property en welke rol geef je hen? Er zit namelijk een groot verschil tussen een kijker en een bewerker. In deze blogpost nemen we je mee door het volledige proces.
Het verschil tussen een account en een property
Eerst en vooral is het belangrijk om te weten wat het verschil is tussen een Google Analytics-account en een property. Jij hebt je eigen Google-account: dit is het e-mailadres waarmee je inlogt op Google Analytics 4. Een Google Analytics-account is echter het hoogste niveau binnen GA4; dit is de professionele werkomgeving van een bedrijf. Ze kunnen jou hiervoor uitnodigen via je e-mailadres om mee te kijken of bewerkingen uit te voeren.
Een property bevindt zich onder het account. Zo kan een bedrijf meerdere property’s beheren onder één account. Het voordeel hiervan is dat de data van verschillende websites of apps niet door elkaar loopt. De data blijft dus altijd binnen één specifieke property.
De verschillende GA4 rollen uitgelegd
Zoals je op de afbeelding hierboven kunt zien, zijn er verschillende rollen die je kunt toekennen. Maar wat houden deze rollen nu precies in?
- Beheerder: Dit is de rol met de meeste rechten. De beheerder heeft de volledige controle over het account of de property. Deze persoon kan gebruikers toevoegen, verwijderen en rollen wijzigen. Ook kunnen ze alle instellingen aanpassen en andere beheerders aanstellen.
- Bewerker: Een bewerker heeft bijna dezelfde rechten als een beheerder als het gaat om de instellingen. Het grootste verschil is dat een bewerker geen gebruikers kan beheren; dat kan enkel de beheerder. Een bewerker kan wel alle gegevens en configuratie-instellingen aanpassen en nieuwe property’s aanmaken (als ze deze rol op accountniveau hebben).
- Marketeer: Deze rol is speciaal ontworpen voor gebruikers die marketingcampagnes optimaliseren. Deze persoon heeft dezelfde rechten als een analist, maar kan ook doelgroepen aanmaken, gebeurtenissen en attributiemodelen beheren en de terugkijkperiode aanpassen.
- Analist: Een analist richt zich vooral op het ontdekken van inzichten uit de data. Deze rol omvat alle rechten van de kijker-rol, maar een analist kan daarnaast ‘verkenningen’ (Explorations) maken, bewerken en delen met andere gebruikers. Ook kunnen ze samenwerken aan gedeelde items binnen de interface.
- Kijker: De kijker heeft de meest beperkte rol. Een kijker kan alleen rapportgegevens en configuratie-instellingen bekijken. Ze kunnen gegevens in rapporten wel tijdelijk wijzigen (zoals filters aanpassen) voor eigen gebruik.
- Geen: Je kunt een gebruiker ook de rol ‘geen’ toewijzen voor een specifiek niveau (account of property). Dit komt vaak voor wanneer iemand bijvoorbeeld wel toegang heeft tot een specifieke property, maar niet tot het volledige account.
Het is ook belangrijk om te weten dat een beheerder op accountniveau automatisch beheerder van alle onderliggende property's is. Het aanpassen van gebruikersrollen of het volledig intrekken van de toegang is op elk moment mogelijk. Daarnaast kunnen er specifieke beperkingen worden ingesteld, zoals het verbergen van kosten- of opbrengststatistieken voor bepaalde gebruikers.
Tip: Geef gebruikers nooit een hogere rol dan strikt noodzakelijk. Een gebruiker die enkel de functies van een analist nodig heeft, hoef je niet uit gemakzucht beheerder te maken. Op deze manier verklein je de kans op (menselijke) fouten. Controleer daarnaast regelmatig, bijvoorbeeld elk kwartaal, of de juiste personen nog steeds toegang hebben. Zo voorkom je dat een oud-collega of een extern bureau toegang blijft houden tot jouw data wanneer dat niet langer nodig is.
Gebruikersgroepen toevoegen
Een gebruikersgroep bundelt meerdere Google-accounts tot één beheerbare eenheid. In plaats van het individueel toevoegen van medewerkers en het handmatig toewijzen van rollen per property, krijgt de volledige groep in één handeling de juiste autorisaties. Specifieke groepsnamen zorgen voor een duidelijk overzicht bij het beheren van verschillende teams.
Je kunt dus niet alleen individuele gebruikers toevoegen, maar ook gebruikersgroepen. Dit is ontzettend handig voor grote bedrijven. Om gebruikersgroepen te kunnen gebruiken, moet het Analytics-account wel gekoppeld zijn aan een Google Marketing Platform-organisatie.
Maar hoe voeg je nu personen toe aan je GA4-account?
Stap 1: Ga binnen Google Analytics linksonder naar 'Beheer' en volg daarna dit stappenplan:
Stap 2: klik op "toegangsbeheer voor property"
Stap 3: klik op het plusje rechtsboven
Stap 4: klik "Gebruikers toevoegen"
Stap 5: Geef het e-mailadres in en zet "Breng nieuwe gebruikers op de hoogte via e-mail" aan.
Stap 6: Kies een rol en voeg indien nodig gegevensbeperkingen toe
Stap 7: klik toevoegen en je bent klaar
Zo, nu weet je hoe eenvoudig het is om een gebruiker of een gebruikersgroep toe te voegen. Zo kun je eenvoudig beheren wie er wel en geen toegang heeft tot het Google Analytics-account.
